Avez-vous tendance à accumuler des piles de documents au lieu de les classer ? Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. La plupart des gens ont du mal à maintenir un bureau à domicile ou un espace d’étude organisé et libre de tout désordre. Pourtant, ce n’est pas une fatalité ! Il vous suffit de connaître les bons trucs et astuces pour mettre de l’ordre dans vos papiers. Si vous avez également du mal à garder votre armoire à dossiers et votre bureau en ordre, cet article est pour vous. Nous y verrons pourquoi le courrier papier est important et comment organiser vos documents de manière efficace.

Pourquoi le courrier papier est-il important ?

Que vous les receviez à la maison ou au bureau, les articles de courrier papier tels que les factures, les reçus et les invitations sont importants pour vos finances et votre vie quotidienne. Le courrier papier est une trace physique de vos interactions que vous pouvez conserver et consulter ultérieurement. Si vous avez un compte en ligne pour un service, les courriels ou messages que vous envoyez ou recevez peuvent facilement être perdus ou effacés. C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit de documents financiers ou juridiques, ou de tout ce qui contient des informations sensibles. Si vous pouvez retrouver certains de vos courriers papier par voie électronique, il existe de nombreux documents qui ne sont pas disponibles en ligne ou qui ne sont pas destinés à être partagés par voie électronique.

Si vous recevez une grande quantité de courrier papier, il est important de soigner votre organisation. Vous ne voulez pas passer du temps à chercher un document spécifique dont vous avez besoin parce qu’il est enfoui dans une pile de papiers.

Comment organiser le courrier papier

Tout d’abord, vous devez séparer votre courrier papier en différentes catégories. Il sera ainsi plus facile de trouver un document spécifique. Vous pouvez l’organiser par type de document ou par personne. Voici quelques exemples :

  • Les factures : Les factures sont un mal nécessaire, mais elles ne doivent pas être une source de stress. Qu’il s’agisse de factures de services publics, de relevés de cartes de crédit ou d’autres documents, les factures doivent être traitées en priorité. Vous pouvez utiliser un dossier séparé pour les factures ou les ranger dans un classeur ou un dossier spécial. Vous pouvez également utiliser un organiseur papier ou une application pour suivre vos factures et leurs dates d’échéance. En organisant vos factures, il sera plus aisé de les suivre et de les payer à temps. Et ce sera aussi utile si vous avez besoin de regarder en arrière et de voir ce que vous avez dépensé dans le passé.

  • Le courrier des amis et de la famille : Vous pouvez utiliser un dossier spécial pour organiser les cartes ou les lettres d’amis ou de membres de la famille, ou vous pouvez les conserver dans un album. Si vous avez de jeunes enfants, c’est une bonne idée de conserver les cartes d’anniversaire et les autres cartes qu’ils vous donnent dans un album afin qu’elles ne se perdent pas ou ne soient pas froissées.

  • Les tickets de caisse : Chaque fois qu’une caissière vous remet un reçu, vous devriez le mettre dans une chemise “reçus” ou dans une chemise spéciale de votre classeur. Vous pouvez également acheter des organiseurs en papier spécialement conçus pour les reçus. C’est une bonne idée si vous êtes une personne qui semble toujours avoir beaucoup de reçus. Vous pouvez en outre envisager de tenir une feuille de calcul qui répertorie tous vos reçus et le montant de vos dépenses. Il sera ainsi plus facile de suivre vos dépenses.

Comment ranger différents types de documents ?

Voici quelques conseils d’organisation de vos documents :

  • Les relevés bancaires : Vous avez peut-être entendu dire que vous devriez conserver vos relevés bancaires pendant sept ans. Bien que cela soit vrai, c’est un peu dépassé. Techniquement, vous ne devez les conserver qu’un an, selon la Federal Trade Commission. Après cela, vous pouvez les déchiqueter.

  • Factures, contrats et autres types de papier contenant des informations sensibles : Ces documents peuvent être scannés et conservés sous forme de PDF ou de fichiers numériques sur un ordinateur ou un stockage en nuage. Ils seront ainsi plus simples à retrouver et ne seront pas froissés ou usés par le temps.

  • Reçus : Vous pouvez conserver les reçus dans un dossier ou une boîte, ou utiliser un organisateur papier pour les garder tous ensemble.

  • Invitations, lettres et autres papiers ne contenant pas d’informations sensibles : Ils peuvent être conservés dans un classeur ou dans un autre espace de rangement comme un bac ou une caisse.

Autres façons de ranger vos documents

  • Étiquetez et organisez : Les organisateurs de papier, les dossiers et les classeurs sont parfaits pour classer vos documents. Vous pouvez les étiqueter selon vos besoins pour trouver plus facilement ce que vous cherchez. Si vous ne le faites pas déjà, c’est une bonne idée de commencer. Cela vous aidera à garder votre bureau et votre armoire à dossiers bien rangés et organisés et à trouver plus rapidement ce dont vous avez besoin.

  • Numérisez vos documents et vos photos : S’il est important de conserver les documents papier, vous devriez également envisager de les numériser. Ils seront ainsi plus faciles à organiser et à trouver, et c’est aussi une bonne idée de les protéger contre les incendies et les dégâts des eaux.

Quand pouvez-vous jeter vos papiers ?

Il s’agit d’une question importante à prendre en compte lorsque vous organisez et classez vos papiers. Si une pièce de papier est très importante, vous voudrez peut-être la conserver longtemps. Mais de nombreux autres documents que vous possédez ne méritent peut-être pas d’être conservés éternellement. Vous avez sans doute des papiers très anciens ou des documents dont vous n’avez plus besoin ou qui ne sont probablement même plus pertinents. Si c’est le cas, vous pouvez les jeter. Il est toutefois important que vous décidiez d’abord ce qui vaut la peine d’être conservé et ce qui ne l’est pas. Vous ne voulez pas jeter quelque chose dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir.

Vous devez également tenir compte de certains facteurs pour décider des papiers à jeter. Par exemple, si vous craignez un incendie ou un dégât des eaux, le papier n’est peut-être pas le meilleur format.