Les événements de collecte de fonds sont une façon fantastique de recueillir des fonds et de sensibiliser les gens à votre cause. Malheureusement, il y a pas mal d’événements de collecte de fonds qui perdent de l’argent ou qui couvrent à peine leurs coûts. 

Cependant, ne vous inquiétez pas, ci-après les huit principales erreurs commises par la plupart des organismes sans but lucratif, le genre d’erreurs qui entraînent des pertes plutôt que des gains.

Attendre la dernière minute pour commencer la planification

La première erreur est un faux pas de débutant. C’est facile à faire, mais facile à éviter.

Soyons honnêtes : nous sommes tous passés par là, nous avons tous surestimé nos capacités et sous-estimé les difficultés et les défis cachés d’un événement. Ainsi, nous avons attendu qu’il ne nous reste que quelques mois avant de commencer la préparation. 

Attendre la dernière minute ne profite à personne, surtout pas à votre organisation. 

Comment décidez-vous du moment opportun pour commencer à planifier un événement ? Cela commence par la détermination de vos objectifs de collecte de fonds. Vous devez d’abord vous demander : « Qu’espérons-nous accomplir avec cet événement ? »

La réponse à cette question vous permettra d’organiser votre événement de collecte de fonds. Si vous avez l’intention de recueillir des milliers de dollars pour un projet particulier, vous savez que vous devrez consacrer autant d’heures supplémentaires à sa préparation. 

Toutefois, si vous n’avez pas d’objectif concret en tête, vous voudrez peut-être en déterminer un avant de commencer à planifier votre événement. 

En fin de compte, votre but est ce qui ancrera le reste de vos décisions. 

Une fois que vous avez identifié un objectif et déterminé la portée de votre événement, vous pouvez commencer à rechercher le temps que chaque type d’événement pourrait prendre (la planification des enchères, par exemple, peut prendre de 9 à 12 mois). 

Malheureusement, il n’y a pas de règle absolue lorsqu’il s’agit de choisir un moment pour commencer à planifier. Cependant, plus vous vous donnez du temps, plus vous en aurez pour respirer et réparer les nids-de-poule que vous rencontrerez en cours de route. 

Donnez-vous au moins 6 à 12 mois pour planifier une activité de collecte de fonds donnée. En cas de doute, il est préférable d’accorder plus de temps que vous ne le pensez.

Ne pas choisir un thème pour la collecte de fonds

En fin de compte, un thème est simplement une idée unificatrice. C’est ce qui réunit tous vos efforts sous un même toit. Beaucoup de gens considèrent qu’un thème doit s’apparenter à « Las Vegas Casino Night ». En vérité, c’est un grand thème. Cependant, ce n’est pas la meilleure idée pour votre objectif. 

Si vous voulez recueillir des fonds auprès des donateurs, votre thème doit venir d’un endroit honnête. Il doit y avoir un sens derrière. 

Cela dit, un thème traditionnel peut être retravaillé pour répondre à ces critères. Disons, par exemple, que cette année est l’année ou vous prévoyez une croissance importante. Vous souhaitez communiquer ceci à vos participants à la collecte. Mais, comment ? Avec un thème amusant, bien sûr ! 

Imaginez un espace de dîner de collecte de fonds remplie d’arbres et d’animaux sauvages. Vous l’avez deviné ! Le thème est « Grandir avec nous ». 

Les meilleurs thèmes sont ceux qui sont à la fois passionnants et stimulants. 

Rappelez-vous que le thème que vous choisissez envoie un message subconscient à vos participants, alors choisissez judicieusement ! 

Peu importe le type de collecte de fonds que vous planifiez, il n’y a jamais de mal à l’agrémenter d’un thème amusant. Choisissez un thème séduisant et significatif ! 

Il y a des douzaines d’idées et de thèmes d’événements à considérer.

Les produits de marque mentionnés lors de votre événement

Il peut être facile de rejeter des produits dans le cadre d’une collecte de fonds. Ils semblent être un coût supplémentaire sans beaucoup d’avantages supplémentaires. Le retour sur investissement (RSI) des produits de collecte de fonds est astronomique. 

Si vous y pensez, avoir un produit de marque que vos participants à l’événement peuvent porter ou consommer pendant les prochaines années n’a pratiquement pas de prix. C’est de la publicité par vos donateurs ! 

De plus, les participants à votre événement peuvent porter une chemise ou une bouteille d’eau avec le nom de votre organisme bien en vue (plus le nom de vos commanditaires) pour les années à venir. S’ils utilisent ce produit pendant cinq ans, cela équivaut à d’innombrables possibilités de publicité. 

Des centaines d’amis, de membres de la famille et de connaissances peuvent lire le message sur cette chemise ou cette bouteille d’eau et demander : « De quoi s’agit-il ? » Avec un peu de chance, cela piquera leurs intérêts, et ces amis et membres de la famille chercheront à s’impliquer dans votre organisme sans but lucratif. 

Vous vous dites peut-être : « Qu’en est-il des sur-stocks ? Qu’est-ce qu’on fait de tous les extras qu’on a commandés ? » Après tout, un t-shirt doit être commandé en plusieurs tailles. 

Cependant, Le financement participatif de vos produits résout les problèmes de sur-stockage (et de taille). Dans le cas des T-shirts, chaque participant peut choisir sa taille, son style et sa couleur à l’avance. De cette façon, vous n’avez jamais de figurants et tout le monde obtient exactement ce qu’il ou elle veut. 

Grâce à une plateforme de financement participatif, chaque participant peut choisir l’article promotionnel qu’il souhaite, passer une commande, et ce produit lui sera envoyé directement. 

Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous d’inclure des produits de marque dans votre stratégie événementielle. La collecte de fonds pour les produits ne se limite pas aux t-shirts. Il y a des douzaines d’idées de produits parmi lesquelles choisir.

Échouer avec la demande de parrainage

Ce n’est un secret pour personne : derrière la plupart des événements de collecte de fonds importants, il y a au moins un grand commanditaire. Le problème que de nombreux organismes sans but lucratif rencontrent, c’est la mise en place de cette demande initiale. Il est embarrassant de demander à une entreprise de commanditer un événement, tout comme il est embarrassant de demander de l’argent à quiconque. 

Les parrainages ne sont pas de l’argent pour rien, c’est une entente de partenariat. Vous avez quelque chose que toutes les entreprises soucieuses du marché veulent. Vous avez une bonne cause. 

Une étude de marché a montré que plus de 70 % des gens changeraient de marque pour une entreprise qui soutient une bonne cause. De plus, une majorité écrasante de personnes recommanderait fortement tout produit ou entreprise qui s’associe à un organisme sans but lucratif de bonne réputation. 

Alors, pourquoi est-ce si difficile de faire la demande ? C’est une question de manque de recherche. Pour faire la meilleure demande, vous devez savoir de quoi vous parlez, à qui vous parlez et ce que vous avez exactement à offrir. 

La première étape consiste à déterminer les liens que vous pouvez avoir au sein de l’entreprise. Le fait d’avoir quelqu’un à l’interne devrait aider à clarifier les objectifs de l’entreprise. 

Si vous n’avez pas encore de connexions internes, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez toujours tendre la main à quelqu’un et engager une conversation informelle. Un entretien d’information, si vous voulez. 

Le but suivant est de découvrir quels sont les objectifs de marketing de vos commanditaires potentiels. Que veulent-ils d’un organisme sans but lucratif comme le vôtre ? S’agit-il d’une exposition à votre public ? Sinon, s’agit-il plutôt de l’affiliation à une bonne cause ? 

Une fois que vous savez tout cela, vous pouvez déterminer ce que vous avez à échanger contre leur parrainage. Le fait d’avoir toutes ces informations à portée de main évite de brouiller la demande.

De plus, un commanditaire potentiel bénéficiera tout autant du partenariat que votre organisation. 

Effectuez des recherches approfondies à l’avance pour vous assurer que vous savez exactement ce que vous devez demander à vos sponsors potentiels et ce qu’il faut leur offrir en retour.

Choisir de ne pas segmenter votre base de données

Alors que vous dressez la liste des invités de votre événement (et que vous la vérifiez deux fois), vous vous demandez peut-être : « Qui est le plus susceptible de faire un cadeau important après cet événement ? » C’est une excellente question !

Cependant, si vous vous arrêtez à réfléchir, vous ratez peut-être d’excellentes occasions de répondre à votre question. La bonne marche à suivre est d’en apprendre davantage sur vos partisans et de segmenter votre base de données en conséquence. Vous pouvez réaliser la première étape en effectuant une recherche de prospects.

Il existe plusieurs approches que vous pouvez adopter pour sélectionner et évaluer vos donneurs. Vous pouvez bricoler et essayer de glaner des informations sur Internet.

Vous pouvez aussi embaucher un chercheur éventuel ou un consultant. Vous pouvez également envoyer votre liste de donneurs à une entreprise de recherche de candidats potentiels.

Dans tous les cas, laissez l’information que vous recueillez à partir de votre recherche, éclairer vos décisions en matière de segmentation. Supposons, par exemple, que vous effectuez des recherches de prospection et que vous découvriez que vous avez quelques donateurs qui seraient d’excellents candidats pour des dons majeurs.

Vous voudrez segmenter votre base de données pour souligner que ces donateurs pourraient être des contributeurs importants à votre organisme sans but lucratif. Le fait d’avoir ces connaissances peut également vous aider à organiser les plans de table de votre événement de collecte de fonds.

En outre, cela peut influencer la manière dont vous touchez les participants individuels. Certains participants peuvent finir par avoir besoin d’une touche plus personnelle (un appel téléphonique plutôt qu’un courriel) pour les inviter à votre événement.

Sans cette recherche et sans la séparation de vos donateurs en catégories significatives, vous auriez peut-être dépensé trop d’énergie pour les participants qui étaient peu susceptibles de donner. Pire encore, vous avez peut-être ignoré des partisans essentiels ! Heureusement, vous savez maintenant l’importance de creuser un peu à l’avance.

Effectuez des recherches de prospects sur les participants à vos événements et segmentez votre base de données avant l’événement, afin de ne jamais manquer l’occasion de gérer un donateur majeur potentiel.

Faire attendre les participants aux événements de collecte de fonds

C’est encore une autre erreur de débutant que, malheureusement, beaucoup d’organismes sans but lucratif commettent lorsqu’ils organisent une activité de collecte de fonds. 

Comme on dit : »Vous perdez mille euros chaque minute après 21 h. » En d’autres termes, renvoyez vos invités à la maison plus tôt que prévu. 

Les participants aux activités de collecte de fonds ne veulent pas être tenus en captivité pour toujours. Ils ont des vies, des enfants et des emplois, et ils ne veulent pas passer six heures à votre événement, même si c’est merveilleux. 

En vérité, vos partisans adorent votre organisation. Sinon, ils ne se présenteraient pas à votre collecte de fonds ou ne trouveraient pas de moyens de faire un don à votre cause. Cependant, cela ne veut pas dire que vous pouvez retenir leur attention pour toujours. 

Bien sûr, il y a des tonnes de façons de pimenter votre prochaine activité de collecte de fonds, mais même l' » activité principale  » la plus passionnante ne peut justifier une collecte de fonds qui dure plusieurs heures de plus que prévu. 

En cas de doute, il n’y a jamais de mal à couper un bon événement un peu court. Vous voudrez peut-être continuer à vous amuser, mais prenez une page du livre de jeu des Beatles et arrêtez tant que vous êtes en tête. 

Faites en sorte que vos activités de financement soient brèves, agréables et pertinentes. Vous voulez toujours laisser vos invités en vouloir plus !

L’ommission de demander un don aux participants

C’est peut-être une évidence, et vous vous demandez peut-être pourquoi il est même sur cette liste. Cependant, à vrai dire, la plupart des organismes sans but lucratif ne disent jamais franchement ce qu’ils veulent. Ils ne demandent jamais vraiment de dons, même lorsqu’ils pensent que c’est le cas. 

Beaucoup d’organisations à but non lucratif hausseront les épaules et diront : « J’ai demandé de l’aide ! » En toute honnêteté, cela ne suffit pas. Si vous ne demandez jamais de dons à vos partisans, si vous n’êtes jamais précis quant à vos besoins, comment pouvez-vous vous attendre à ce qu’ils viennent à votre secours ? 

La meilleure façon de remédier à cette divergence est d’approfondir ces détails lors de votre activité de collecte de fonds. Faites part à vos participants de vos nobles objectifs et aspirations. Faites-leur part de la planification de vos prochaines initiatives. 

Ils sont probablement curieux de connaître les projets que vous envisagez d’entreprendre. De plus, ils veulent savoir comment ils peuvent aider, comment ils peuvent se mettre à la base du bon travail que vous poursuivez.

Demandez l’aide des donateurs. Dites-leur que leurs dons sont importants et que chaque dollar compte pour réaliser leurs rêves. 

Il peut sembler anormal au début de demander de l’argent, mais vos donateurs préfèrent connaître la vérité plutôt que de continuer, ignorant comment ils pourraient être d’une aide réelle pour votre cause. 

Posez des questions directes aux participants de votre événement. Vous serez peut-être surpris de voir à quel point leurs réponses sont positives.

Oublier de remercier vos gracieux donateurs

L’une des plus grosses erreurs que font de nombreux collecteurs de fonds est de ne pas remercier leurs participants et leurs donateurs. Ou s’ils le font, ils peuvent ne pas remercier leurs donateurs de la bonne façon. Par exemple, si un donateur donne 10 euros après une activité de financement, il est parfaitement acceptable de lui envoyer un courriel de remerciement. 

Cependant, si un donateur majeur donne 5 000 euros à votre organisme sans but lucratif, vous pouvez parier qu’un courriel ne suffit pas. Une lettre de remerciement mûrement réfléchie s’impose. De plus, un appel téléphonique officiel pour souligner leur généreuse contribution pourrait être nécessaire. 

Pour offrir la meilleure expérience d’intendance possible, il est important de considérer chacun de vos donateurs en tant qu’individus. Il est également important de reconnaître que la reconnaissance de vos donateurs est ce qui les incite à revenir dans votre organisation. 

Les donateurs invoquent souvent un manque de communication et/ou de gratitude pour justifier leur départ d’un organisme sans but lucratif. Non seulement ce que vous dites compte, mais cela compte aussi quand vous le dites. 

La meilleure façon de remercier les participants à l’événement est d’envoyer vos remerciements dans les 48 heures suivant la collecte de fonds. En pratique, cela signifie que vous devriez probablement d’abord envoyer des remerciements généraux par courriel, puis passer à des moyens plus personnalisés comme les appels téléphoniques et les lettres de remerciement envoyées par la poste. 

N’oubliez pas de remercier vos donateurs tôt, souvent et d’une manière qui convient à leur engagement au sein de votre organisme. 

Bien qu’il puisse y avoir pas mal d’erreurs qu’une organisation à but non lucratif pourrait facilement commettre lors d’une activité de financement, il existe également autant de solutions rapides. Grâce à ces solutions, vous pouvez organiser une collecte de fonds en ayant l’assurance que vous amasserez plus d’argent que vous n’en dépenserez.

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